Статьи

Структура организации



Структура организации отображает иерархию и состав подразделений организации.

Часто структуру организации изображают в виде схемы.

Для чего нужна схема структуры организации? Можно ли его использовать, как инструмент в управлении компанией?

Давайте разберем этимологию слов структура и организация.

Структура - Происходит от латинского structura «строение».

Организация - Заимствование из французского, где organisation (от глагола organiser — «организовывать») образовано от organe — «орган, часть целого».

Схема – графическое изображение чего-либо.

Структура организации – это прежде всего инструмент руководителя или владельца компании, который помогает ему организовывать.

На старте бизнеса, как правило, нет структуры организации, и предприниматель в единственном лице представляет из себя носителя производственной цепочки и создания продукта.

По мере развития, самые простые функции передаются помощникам, а узкие и специальные функции владелец, держит при себе, чтобы никто не смог повторить идею.

Это приводит к тому, что у молодых предпринимателей каждый новый день превращается в постоянный пожар. То есть, в постоянное решение и улаживание тех моментов и ситуаций, которые вдруг «вспыхивают», неожиданно взрываются, «выскакивают из-за угла». И у вас пожар, пожар, пожар…

А в конце квартала, года вы обнаруживаете, что не долгов стало больше, вы на гране нервного срыва, а ваши планы так и не реализовались, потому что времени на их реализацию не было, все время съела текучка.

Вы не можете вспомнить и понять – куда же оно ушло? Возникает ощущение бесцельности происходящего и безвыходности ситуации – вы занимаетесь решением мелких проблем, чрезвычайных ситуаций, необычных ситуаций и т.д. Понятно, что с ними нужно справляться, но получается так, что на остальное времени просто не остаётся. И очевидно, что нужно что-то менять и как-то организовывать, но… опять же всё упирается в отсутствие времени. Получается замкнутый круг, который во многих случаях просто уже превращается в «воронку».



По сути нужно найти хоть какую-то «систему» действий, которая позволила бы вам существенно облегчить жизнь и организовать время и деятельность таким образом, чтобы делать больше.

Но, постепенно проходя через «болезни роста» и кризисы организации, при условии, что вы справляетесь с этими кризисами и делаете правильные выводы, организация начинает расти.

Постепенно в организации появляются стандартные, действия и процедуры, появляются посты и коммуникационные линии. Появляются специфические подразделения, которые отвечают за свою область деятельности организации.

Любая организация лучше, чем отсутствие организации. Потому, что в основе бизнеса лежит идея удовлетворения спроса. То есть, вы должны предложить на рынок продукт, который купит потребитель. Но продукт производит организация, а не один человек. В связи с этим возникает необходимость, того, чтобы все участники процесса понимали, что они делают, в какой последовательности и норму выработки, квоту.

И организация призвана выдавать гарантированный продукт, т.е. на выходе должен получатся стандартный продукт, который производит организация в своем производственном цикле.

Поэтому вам, как владельцу бизнеса необходимо:

1) Самому осознать ваш продукт,

2) осознать и описать технологическую цепочку производства продукта

3) Разбить ваш технологический цикл на узко специфические подразделения, например, бухгалтерия, производство и т. Д.

Сделать это можно:

1) Просто наблюдая,

2) делая заметки,

3) вы сводите в определённую систему те действия, которые предпринимаются в определённых ситуациях.

4) Из каждой проблемы делаете выводы и принимаете правило, что нужно сделать, чтобы эта проблема не повторялась.

5) Формируете новые функции, распределяете и контролируете. Вводите критерии продуктивности и качества.

Любая организация состоит из успешных действий, которые вы выявляете и систематизируете.

Как начать организовывать, а не только справляться с авралами, даже когда кажется, что всё летит в тартарары и организовать что-то вообще невозможно?

Пример такой, довольно распространенной проблемы, не решив которую малый бизнес, так и остается малым:

«У вас существует проблема, - вы наняли работника, чтобы решить эту проблему. Теперь у вас две проблемы!».

Или еще:

Нанимать сотрудников не получается, потому что: «Если хочешь сделать что-то хорошо – сделай это сам». Знакомо, правда?

Как из восьминогого семирука превратиться просто в счастливого бизнесмена?

Как можно хоть немного перестать «справляться» и начать «организовывать»?

Понятно, что необходимо улаживать возникающие проблемы, но рано или поздно вам нужно добиться того, чтобы рабочий процесс стал более предсказуемым, а продукт, производимый организацией, гарантированным.

Итак, какой может быть первый шаг? Для начала просто понаблюдайте или проанализируйте – с какими проблемами и ситуациями вам и вашим сотрудникам чаще всего приходится «справляться»? А если вы «отмотаете назад» и возьмёте несколько недель или даже месяцев, то сложно поверить, что из десятков или даже сотен «совершенно неожиданных» ситуаций не было повторяющихся. И таким образом, если одинаковые ситуации или ЧП повторяются изо дня в день, из месяца в месяц, то зачем тратить время и энергию на то, чтобы постоянно справляться с ними как с чрезвычайными. Ведь получается, что они устойчиво повторяющиеся.

Примером этого могут служить рекламации в бизнесе. Ведь рекламации и работа с «капризными» клиентами, улаживание споров, это достаточно регулярное действие в организации.

Но из опыта скажу, что для многих молодых компаний, это всегда чрезвычайная ситуация.

Это могут быть клиенты недовольные качеством, клиенты недовольные задержками поставки, несвоевременные оплаты поставщикам, «неожиданно» просроченные оплаты или сдачи документов, «неожиданно» падающий доход, потому что «случайно» забыли сделать своевременное продвижение и т.д. – список можно продолжать, и у каждой компании он, конечно, будет своим.

И для того, чтобы начать организовывать вокруг себя пространство и строить структуру организации рекомендую сделать следующее:

· Создать правило – фиксировать, записывать ситуации, которые вызывают аврал.

· Решите проблему в ситуации и «потушите пожар».

· Фиксируйте и описывайте действия, которые предпринимаются, чтобы решить эту ситуацию.

· Классифицируйте эту ситуацию с точки зрения регулярности. (эту ситуацию можно предотвратить, чтобы она не повторялась в будущем, либо это должно стать регулярной функцией, например, как работа с рекламациями)

· Опишите правильную последовательность действий и результатов.

· Создайте правило, введите новый пост и назначьте ответственного.

· Напишите правильную технологическую цепочку, которую должен выполнять работник при возникновении в дальнейшем такой ситуации.

· Проконтролируйте правильное исполнение работником данной технологической цепочки

· Сделайте эту процедуру стандартной.



В итоге структура организации отображает основной производственный цикл организации, посты, зоны ответственности и ответственных. Горизонтальные и командные линии коммуникации в структуре организации.

Структура организации позволяет избежать неразберихи в организации и является ключевым инструментом в наведении порядка в организации.

Есть одно незыблемое правило:

Четко выстроенная структура организации неизбежно ведет к росту и расширению.




Антикризисное управление, развитие и управление бизнесом
 
 

Новые статьи

  • Организация процесса управления
    Организация процесса управления в компании сводится к созданию инструментов управления, которые помогают руководителю управлять организацией, бизнесом или компанией. К таким инструментам относиться: 1. Система управления качеством 2. Оргсхема компании 3. Управленческий учет 4. Система статистик 5. Система коммуникаций 6. Целеполагание и стратегическое планирование.
    От 17.02.18 21:36:19
  • Структура организации
    В итоге структура организации отображает основной производственный цикл организации, посты, зоны ответственности и ответственных. Горизонтальные и командные линии коммуникации в структуре организации. Структура организации позволяет избежать неразберихи в организации и является ключевым инструментом в наведении порядка в организации.
    От 17.02.18 21:50:47
  • Структура управления организацией
    Слово само вертится на языке и складывается рифма: управление – правление. Правление – это отделение организации, которую можно анатомически сравнить с головой тела. С правления организация начинается и правлением она заканчивает свое существование.
    От 17.02.18 22:08:58
               © www.ufk-invest.ru 2000 - 2017 гг.
Яндекс цитирования
icq icq  616-149-090  Алексей    icq skype  aendako  Алексей