Организация процесса управления в компании сводится к созданию инструментов управления, которые помогают руководителю управлять организацией, бизнесом или компанией.

К таким инструментам относиться:

1. Система управления качеством

2. Оргсхема компании

3. Управленческий учет

4. Система статистик

5. Система коммуникаций

6. Целеполагание и стратегическое планирование.

Наверное, вы сталкивались с такими компаниями, в которые входишь утром и наблюдаешь картину: все, работники сидят и ждут прихода директора и ничего не делают. А как только появляется директор, то вся эта толпа окружает его, наседает на него и начинает его буквально рвать.

Весь рабочий день такому руководителю не дают продышаться, ему даже пообедать некогда.

А как только, это руководитель, по какой-либо причине, вынужден отлучиться с территории организации, то и организация «вымирает».

Очень часто на старте бизнеса, предприниматели или даже те, кто всю жизнь работает руководителями подразделений, выглядят как «семиглавый восьми ног».

За мою продолжительную работу по бизнес-консалтингу эта ситуация, как говорится, стандартная.

Это всегда перегруженный, загнанный руководитель. Эта ситуация применима и к владельцам, и к руководителям средних и больших компаний.

Проводя диагностику такой организации, когда просишь у руководителя перечислить его основные обязанности, он перечисляет много чего, и как правило, не относящееся к его прямым обязанностям.

Конечно первое лицо отвечает за все в организации, но вот, основное, что не называет такой директор – это организация процесса управления.

Когда такой руководитель «обрастаете» множеством незавершённых циклов, у него происходит рассеивание внимания. Ему кажется, что не хватает энергии. То же происходит и с его подчинёнными, его компанией. Из нее уходит жизнь.

Если вы видите, руководителя, который чувствует хроническую усталость, рассеянность, не знает, за что хвататься, и такая же ситуация у его подчинённый и коллег. В таких организациях создаётся ощущение, что «жизнь» покинула организацию — в коллективе нет энергии и намерения действовать.

У таких руководителей, обязательно наступает момент перегруженности и нервного срыва. Когда он просто не может справляться со всё увеличивающимся потоком свалившихся на него проблем.

И в такой ситуации, бизнес перестает расти, и начинает стагнировать. Появляется множество накладок, завалов и «правая нога, наступает на левую руку». Это кризисная ситуация, так сказать, болезнь роста, не решив которую организация попадает в ситуацию, когда высший руководитель организации начинает ее разваливать.

И чтобы выйти из этой непростой ситуации следует начинать процесс организации процесса управления. Начать передавать функции, за которые так вцепился этот руководитель.

На первых порах вам нужно выйти из замешательства. Для этого рекомендую вам сделать следующее:

· Сядьте и составьте максимально полный список всех незавершённых циклов (незавершённых дел), который у вас есть (это могут быть и рабочие циклы и личные, выбор— за вами). Вы можете также посадить всех своих сотрудников и сказать им это сделать.

· Затем отметьте в этом списке:

       а) то, что можно сделать очень быстро;

       б) то, что является крайне срочным или крайне важным для завершения.

· Быстро завершите все или хотя бы несколько циклов из списка «а». Вы наверняка почувствуете себя лучше уже в процессе этого.

· Наметьте шаги (или напишите небольшую программу), каким образом, в какой последовательности выбудете выполнять циклы из списка «б». Обязательно укажите срок выполнения. Возможно вы увидите, что на самом деле вы можете делегировать какие-то из циклов. Запишите это. Назначьте ответственного. Поставьте ему срок исполнения и обязательно это проконтролируйте!

· Пройдитесь по остальному списку циклов и составьте чёткую программу, как и когда выбудете выполнять остальные незавершённые дела.

Поверьте, эти простые с виду действия могут существенно повысить эффективность вашей работы и эффективность вашей компании в целом!

Качественный скачок в развитии любой компании возможен лишь в случае перехода от ручного способа управления этой компанией к построению системного бизнеса. Но, несмотря на то, что большинство владельцев осознают необходимость этого перехода, лишь немногим удается его осуществить.

Одна из причин этого – боязнь или не умение описать пост и передать его помощнику.

Для этого есть несколько универсальных рекомендаций, которые могут вам помочь:

· Опишите продукт поста;

· Перечислите все действия, которые должны выполняться, для производства продукта,

· в нужном обьеме и должного качества;

· Распределите эти функции в правильной последовательности, как заводской конвейер. Важно, чтобы одна функция переходила в другую.

· Назначьте ответственных за выполнение этих функций

Вы должны понимать, что, организация процесса управления очень большой труд руководителя на своем посту.

Проблемы организации процесса управления не разрешаются «сами собой» и вам придётся заняться организацией в дополнение ко всем действиям, которые вы уже делаете. Не обязательно «бросать всё» и заниматься только действиями по организации. Начните хотя бы с получаса в день, но делайте что-то на постоянной основе!

Следует распределить свой рабочий график таким образом, что на начальном этапе половина времени вы используете на производство (т. е. на предоставление собственного продукта, за который вы получаете деньги и который прописан у вас в должностной инструкции) и половина на организацию процесса управления.

Когда организация процесса управления находится на хорошем уровне, тогда можно снизить количество времени на организацию процесса управления до 25 процентов.

Любая организация лучше, чем отсутствие организации.

Даже если вы являетесь предпринимателем, у вас все-равно есть продукт и есть технологический процесс. Есть правильная последовательность действий и есть количество продукта, который вы должны производить на работе и дома.

Следует так же понимать, что с течением времени все процессы усложняются, компания растет, растет количество клиентов и количество работников, и процессы в производственном цикле тоже усложняются.

Для того, чтобы постоянно следить за ростом компании, необходимо постоянно вносить в организацию процесса управления изменения, являющихся следствием расширения компании.

Для этого включить в менеджмент компании обязательную работу над ошибками и работу с претензиями и рекламациями.

Постоянно отслеживать сбои и завалы в работе компании. Там, где есть завал, всегда есть пропущенная функция или «слепая зона», зона, за которую никто не отвечает.

Хочу предложить вам некоторые рекомендации, которые помогут вам проинспектировать некоторые области своей организации и обратить на них внимание.

• Какое-то дело, действие или работа не выполняется с первого раза. Для этого могут быть разные причины и самая очевидная это, конечно, когда что-то не делается правильно с самого начала. Менее очевидная – когда что-то начинается, но не завершается сразу. Самый «простой» пример – вы получаете служебную записку. Вы начинаете её читать.

Потом вас что-то отвлекает, и вы возвращаетесь к этой записке спустя несколько часов или даже дней. Скорее всего вам придётся читать всё с начала – здесь вы уже потратите своё время. Также предположим, что человек, направивший вам эту записку или предложение, ждёт вашего решения, либо ему нужны данные от вас. Это значит, что он в свою очередь не выполнил какие-то действия, которые мог начать делать. А не выполнил он их, потому что ждал решения от вас. Кроме того, бывает так, что прочитав что-то вы не пишете ответ сразу.

При этом вы «прокручиваете» в голове варианты ответа, занимаясь другими делами. Но – насколько вы эффективны в этом случае?

• На согласование каких-то действий уходит много времени. Например, отправив служебную записку руководителю (которая требует одобрения руководителя на дальнейшие действия или даже на усовершенствование какого-то рабочего процесса), человек не предоставил полные данные и, соответственно, работа никуда не двигается. Плюс тратится время – бумага ходит «туда и обратно» и каждый тратит дополнительное время на её дополнение и изучение.

• Сотруднику нужно, чтобы какое-то действие было выполнено другим подразделением. Человек не уверен, кто конкретно должен этим заниматься, и кто за это отвечает. В результате он просто пишет послание или просто приходит к тому человеку, которого знает. Что вызывает дальнейшее «хождение» и выяснение, кто же должен этим заниматься.

Вы можете сказать, что всё это несущественные моменты и они не могут сильно влиять на эффективность компании… Может быть… Но просто представьте себе, что каждый ваш сотрудник (и вы сами) тратит минимум 30 минут в день на такие моменты (которые перечислены выше и любые подобные). Предположим, что у вас 15 сотрудников. По факту за день было потрачено в пустую семь с половиной часов рабочего времени. Это рабочий день одного человека… Теперь посмотрите на фонд заработной платы. Получается, что вы «в пустую» оплачиваете «одну зарплату».

Просто посмотрите, как сделать так, чтобы ваши люди знали – к кому и по каким вопросам обращаться. Обучите сотрудников письменной коммуникации – как должны быть оформлены служебные записки или послания, если человек хочет получить одобрение каких-то свои действий или предложений. Посмотрите, какие описания рабочих процессов, успешных действий и рекомендаций нужно сделать. Что нужно описать в виде правил.

Не нужно пытаться решить всё сразу. Просто проведите инспекцию. Запишите все не оптимальные моменты и начните их устранять шаг за шагом – хотя бы по одному каждую неделю. И тогда к концу года вы сможете существенно повысить эффективность!

Похожие статьи